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Este capítulo desarrolla un vocabulario común y una visión general
sobre qué es un proyecto, qué significa preparar y evaluar un proyecto, quiénes
evalúan proyectos, etc.
Introducir conceptos básicos de una técnica que busca recopilar,
crear y analizar en forma sistémica
un conjunto de antecedentes económicos que permita juzgar cualitativa y
cuantitativamente las ventajas y desventajas de asignar recursos a una
determinada iniciativa, desde el punto de vista económico
1.
QUÉ ES LA PREP. Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS?
Para muchos la preparación y evaluación de proyectos es un instrumento
de decisión que determina que si el proyecto es rentable, entonces debe
implementarse, pero si no resulta rentable debe abandonarse. Según el texto de
preparación y evaluación de proyectos de Nassir Sapag, toma como una técnica
que permita proporcionar más información para la toma de decisiones. Así será
posible rechazar un producto rentable o aceptar uno no rentable.
La Preparación y Evaluación de Proyectos es:
La preparación de proyectos consiste en formular el proyecto de acuerdo
a formato establecido por la entidad financiadora, el mismo debe incluir,
estudios de viabilidad, estudios económicos y de mercado, estudios técnicos,
evaluaciones o auditorías.
3.
EVALUACIÓN DE PROYECTOS
Según el texto de preparación y evaluación de proyectos de Nassir
Sapag, la evaluación de proyectos pretende medir objetivamente ciertas
magnitudes cuantitativas que resultan del estudió del proyecto, y dan origen a
operaciones matemáticas que permiten obtener diferentes coeficientes de
evaluación. La correcta valoración de los beneficios esperados permitirá
definir en forma satisfactorio el criterio de evaluación que sea más adecuado.
La evaluación de proyectos significa conocer la rentabilidad financiera
y los beneficios económicos y sociales que asegure la solución de una
necesidad humana en forma eficiente, segura y rentable. A las actividades
destinadas a tomar una decisión de inversión sobre un proyecto se le llama
“Evaluación de Proyectos”.
4.
LA PLANIFICACIÓN Y LOS PROYECTOS
La planificación constituye un proceso mediador entre el futuro y
el presente. Se ha señalado que el futuro es incierto puesto que lo que
ocurrirá mañana no es consecuencia de muchas variables cambiantes sino que
fundamentalmente dependerá de la actitud que adopten los hombres en el presente
pues ellos son, en definitiva, los que crean esas variables.
El futuro construido por todos nosotros, incidirá en cada agente económico
ahora, en el momento en que debamos efectuar el proceso de evaluar un proyecto
cuyos efectos esperamos para mañana. Ese mañana nos afecta hoy, que es cuando
podemos hacer algo para estar en condiciones de aprovechar las oportunidades del
futuro.
Siguiendo este razonamiento puede concluirse que explorar e indagar sobre
el futuro ayuda a decidir anticipadamente en forma más eficaz. Si no se efectúa
esa indagación y no se prevéen las posibilidades del mañana, se corre el
riesgo evidente de actuar en forma tardía ante problemas ya creados u
oportunidades que fueron desaprovechadas por no haberlas previsto con la
suficiente anticipación.
En cualquier proyecto debe decidirse antes cuánto será el monto de la
inversión que debe hacerse para su puesta en marcha. Sin embargo, esa decisión
estará sustentada en proyecciones de mercado crecimiento de la población, del
ingreso, de la demanda, de las características propias del bien o servicio que
se desea producir, etc.. Sobre la Base de esa
exploración del futuro se
adopta hoy una decisión, la que en definitiva será más o menos acertada, según
sea la calidad de la investigación y de sus proyecciones.
De esta forma, el mañana incierto depende, en su momento, de muchos
factores que se deben intentar proyectar. La planificación no debe tan solo
prever cuantitativamente los resultados posibles del desarrollo global o
sectorial, sino, a demás, el comportamiento de los distintos componentes de la
sociedad.
Planificar el desarrollo significa determinar los objetivos y las metas
dentro un sistema económico, para una forma de organización social y para una
determina estructura política en un horizonte de tiempo determinado. De esta
forma, la planificación y dentro de ella la preparación y evaluación de
proyectos tiene un carácter neutral y puramente técnico, ya que no puede
considerársele como característica de un determinado sistema político, económico
y social.
El preparador y evaluador de proyectos tiene que trabajar con neutralidad
respecto de las de contexto que se dan en momento determinado,
independientemente de cual sea su posesión frente a ellas.
5.
ESTUDIOS DE PROYECTOS
La formulación de un proyecto que va desde la idea inicial (perfil básico)
hasta la decisión de su ejecución, comprende la formulación del proyecto,
cuya finalidad como documento de análisis es aportar todos los posibles
elementos de juicio necesarios para tomar decisiones sobre su ejecución o
apoyo; para lo cual deben analizarse los estudios técnicos, de mercado, económicos
financiero, legal, administrativos e institucionales, que en grupo o en forma
individual se estudian en constante coordinación y con reciprocidad de
información, para el logro de resultados óptimos.
6.
CONCEPTO DE PROYECTO
Como ya mencionamos antes existen muchas formas e intentos por definir lo
que se entiende por proyecto; sin embargo el
concepto fundamental de lo que es un proyecto se centra en el producir o
alcanzar un bien o servicio. Además se le asocia a características tales como:
Como se ve son muchas las características que hemos enunciado.
Habitualmente nos encontraremos con proyectos de diversas envergaduras, desde
proyectos en los que hará falta la colaboración de muchas personas, y las que
tendremos que solicitar su participación con la antelación suficiente para que
organicen sus agendas, hasta aquellos en los que prácticamente un par de
personas mantendrán reuniones con los clientes y realizan todo el trabajo.
Hasta no hace mucho tiempo el concepto de proyecto y los documentos,
planificación y gestión eran considerados únicamente en las grandes obras de
ingeniería.
La informática, aun los grandes sistemas, era
considerada mas como una labor artesana, muy próxima al programador, que como
una técnica con necesidad de una planificación efectiva.
Actualmente el concepto de proyecto se aplica al campo de la informática.
Este cambio no surgió de la noche a la mañana, sino que fue debido a la
evolución de los propios sistemas informáticos.
La informática constantemente dobla su capacidad y posibilidades, pero
también las exigencias que debe cumplir, siendo la eficacia y rentabilidad de
su sistema informática un factor muy importante para las empresas modernas.
Este notable aumento de la complejidad de la informática ha sido la que
ha hecho necesario su consideración como proyecto, asociándose las técnicas y
procedimientos de diseño, planificación y gestión del proyecto tradicional.
La definición de proyecto informática no varia de la definición de
proyecto dada anteriormente, tan solo varia el campo de aplicación de las técnicas
asociadas al proyecto.
En general podríamos clasificar a los proyectos (de acuerdo a la
aplicación) de la siguiente manera:
Al abordar un proyecto se deben considerar los recursos
necesarios, algunos de ellos son:
En función de la disponibilidad de los distintos
recursos se evalúa la viabilidad del proyecto, es decir, la garantía de
acabarlo con éxito, así como el beneficio que reporta a la empresa
(Viable + Rentable = Proyecto iniciable).
Sin embargo la evaluación de la viabilidad es compleja en un proyecto
informático, ya que a menudo no es posible estimar de forma correcta el coste
(tiempo, trabajo, recursos, etc.) que va a conllevar una parte del proyecto.
Existen unas metodologías para sistematizar todos estos cálculos que se
verán en temas siguientes, pero siempre existe un grado de incertidumbre dentro
de estas estimaciones.
7.
LOS PROYECTOS INFORMÁTICOS
Los proyectos de informática han ido evolucionando junto con las
organizaciones y a medida que se han ido produciendo cambios tecnológicos. Las
organizaciones han evolucionado desde estructuras mecanicistas a flexibles para
poder hacer frente a un medio ambiente externo muy cambiante y orientado al
cliente. La informática ha ido cambiando tanto tecnológicamente, como también
para apoyar la transformación, ya mencionada, en las organizaciones. Es así
que la informática ha evolucionado desde sistemas fuertemente centralizados
basados en mainframe, cambiando posteriormente a sistemas interactivos
(terminales de usuarios), luego vino la computación personal que hacía hincapié
en las redes de PC’s (surgen los sistemas gerenciales, estratégicos).
Finalmente se ha llegado al punto actual con Internet, aplicaciones multimedia,
video-conferencia, realidad virtual, etc.
Con respecto a los criterios de inversión, éstos han ido cambiando
paralelamente a la evolución ya mencionada de la siguiente forma:
Se aprecia que la gestión de la organización es muy relevante para
considerar los sistemas necesarios a implementar, y se aprecia cómo el énfasis
en el criterio de inversión ha ido variando.
8.
EVALUACIÓN DE PROYECTOS CRITERIO COSTO/ BENEFICIO.
En el marco de su definición más abstracta y, por ende, comprehensiva,
esencial y universal, un proyecto de inversión implica la utilización de
determinados recursos y su transformación en determinados productos o
resultados a través de la realización de determinadas actividades. Como en
cualquier acto de producción, una inversión es en el fondo un proceso de
transformación de insumos en productos. En este proceso, se generan dos flujos:
- Uno de costos, en razón de la compra de determinados recursos o
insumos.
- Otro de beneficios, derivado de la disposición de los productos.
Por ello, un proyecto, cualquiera sea su naturaleza, representa un
intercambio entre costos y beneficios. Toda
inversión exige la reducción de algún beneficio en el presente -tal es, genéricamente,
su costo- con la esperanza de
recibir algún beneficio en el futuro. Pero los costos y beneficios acontecen en momentos distintos,
siguiendo la lógica de la siembra y la cosecha, por lo que resulta
indispensable tomar en consideración el tiempo para evaluar la rentabilidad,
privada o social, asociada a la inversión, y con ello, operativizar el análisis
costo-beneficio.
El criterio de fondo es la comparación de los costos y beneficios
asociados al proyecto. Este
criterio permite determinar la rentabilidad de los proyectos ya que los costos
corresponden al valor de los recursos utilizados, en tanto que los beneficios
son el valor de los bienes y servicios producidos por el proyecto.
En este contexto, reiteramos:
9.
EVALUACIÓN DE PROYECTOS CRITERIO COSTO/ EFICIENCIA.
Como se señaló en el punto anterior, el criterio de inversión a lo
largo de los años ha ido evolucionando haciendo hincapié en distintos
aspectos. En la década de los 90, se consideraba como criterio de inversión
relevante la posibilidad de aumento de capacidad de la información. Este
aumento se entiende orientado a la generación de conocimiento y a una mayor
satisfacción del cliente. Es decir, la idea es conocer la tecnología y
explotarla de tal manera que permita ofrecer mejores servicios con la información
disponible.
La anterior metodología para proyectos de informática evaluaba según
el criterio de costo – beneficio. Sin embargo, existen beneficios que son muy
difíciles de cuantificar, medir y valorar. Junto con ello, se presentan
beneficios intangibles tales como mejoras en la calidad de la información,
efecto modernizador, redes sociales que se pueden establecer por Internet,
aprendizaje debido al contacto con la tecnología, etc. Además, como ya se
expuso, se espera que conociendo las TI se hagan innovaciones haciendo uso de
ella, lo que agrega mayor dificultad, ya que los beneficios se obtendrían después
de tener contacto con las TI.
Además, el análisis se centraba sólo en los aspectos tecnológicos, lo
que producía que se perdiera de vista la administración de la información,
con la consiguiente pérdida de conciencia de la administración del riesgo de
la misma. Es decir, no se apreciaba una definición de cuál información era la
relevante para la organización y qué medidas se tomaban para asegurarla o
respaldarla. Hay que considerar que esto es muy importante, porque se ha
constatado que empresas que han perdido sus bases de datos han quebrado como
promedio en cuatro meses. Las instituciones públicas no quiebran, pero puede
afectarse seriamente su funcionamiento.
Considerando que la evaluación encuentra su sentido en ser un apoyo
veraz para la toma de decisiones, esta metodología propone el criterio de
costo-eficiencia sin prejuicio de que en algunos casos en que se puedan medir y
valorar los beneficios, se aplicará costo-beneficio. En particular este
esfuerzo es más justificable, en aquellos casos en que hay cambios de procesos
y ahorros de costos de transacción para usuarios. Ejemplos: Teletrámites,
infocentros.
Además, en el caso de outsourcing, es necesario hacer una evaluación
costo-beneficio para determinar la mejor alternativa entre realizar outsourcing
o realizar una inversión tradicional.
La idea es conceptualizar factores estratégicos, que tengan que ver con
la decisión de cuál información almacenar, la determinación de la información
crítica para la organización o cómo ésta se puede aprovechar mejor, lo que
se expresa normalmente en temas cualitativos.
El enfoque costo-eficiencia plantea que la conveniencia de la ejecución
de un proyecto se determina por la observación conjunta de dos factores:
Estos dos elementos evaluados en forma conjunta configuran el análisis
costo - eficiencia; éste, en definitiva, establece el costo por unidad de
cumplimiento del objetivo.
Ahora, al considerar los criterios a utilizar en el método
costo-eficiencia es necesario que éstos sean un reflejo de la estrategia que
está tomando la organización con respecto a la información.
10.
CRITERIOS DE APROBACIÓN O RECHAZO DE PROYECTOS
INFORMÁTICOS
Como ya se expuso, un importante elemento para aprobar o rechazar un
proyecto, es la evaluación costo-eficiencia. Sin embargo, esto no basta, para
que un proyecto sea aprobado, tiene que estar bien justificado, ya sea con
beneficios cualitativos o cuantitativos. En este sentido, será muy importante
la coherencia del proyecto con un plan informático o con líneas estratégicas
que se haya planteado la institución, es decir se revisará que los sistemas a
implementar cumplan con los objetivos que se ha planteado la institución. También
se verificará que el cálculo de ponderadores responda a la estrategia, es así
que si un departamento de la organización ha planteado que privilegiará la
seguridad, no podría presentar el ponderador correspondiente un porcentaje
bajo.
En general, se apreciará la coherencia que presenta el proyecto en sí.
11.
ESTRUCTURA DE LA METODOLOGÍA
La
metodología consta de dos partes: la preparación y la evaluación del
proyecto. En la preparación se define la información requerida.
La
evaluación propiamente tal consiste en :
Además
es necesario tener conocimiento de todos los tópicos del área informática,
para ayudar a una mejor evaluación del proyecto y un mejor control del mismo,
cuando se este ejecutando, tale como:
12.
CICLO DE PROYECTOS INFORMÁTICOS
En un proyecto informático se pueden distinguir las siguientes etapas:
Es importante destacar, que el término mantención en los proyectos
informáticos, se refiere a adecuaciones que requieran los sistemas de propiedad
institucional para mantener su vigencia y utilidad. Esta diferencia se debe a
que el software tiene características distintas como producto de ingeniería,
ya que el software está sujeto a un mayor cambio en los requerimientos, así
como en el ambiente con el cual interactúa el sistema.
Existen distintas alternativas de desarrollo de estas etapas: secuencial
en cascada, desarrollo incremental, desarrollo en espiral y otras.
13.
LOS PROYECTOS EN EL SISTEMA NACIONAL DE INVERSIÓN SNI
a)
Ciclo de vida de los proyectos
Entenderemos como proyecto al diseño y ejecución de cambios en la
asignación actual de recursos que sigue un objetivo y que genera beneficios y
costos, cualitativos y cuantitativos, tanto al realizador del proyecto como a
terceros. El proceso de transformación de las ideas de inversión, pasando por
el diseño y llegando hasta su puesta en marcha, se puede dividir en los
siguientes estados:
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Grafico Nº 1: Ciclo
de vida de un proyecto
En el estado de preinversión, se estima la factibilidad técnica y económica.
En el estado de Inversión, se diseña y se materializa físicamente la inversión
requerida por el proyecto de acuerdo a lo especificado en la etapa anterior. En
el estado de operación, se pone en marcha el proyecto y se concretan los
beneficios netos que fueron estimados previamente.
El estado de preinversión se detalla a continuación. En este estado se
estudia la factibilidad técnico-económica mediante aproximaciones sucesivas
por etapas, siendo estas las de idea, perfil, prefactibilidad y factibilidad. La
evaluación ex ante de un proyecto, en cualquiera de sus distintas etapas (idea,
perfil, prefactibilidad y factibilidad) tiene como objetivos:
Los resultados esperados de cada etapa de preinversión, pasando desde
idea a factibilidad, se especifican a continuación:
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Grafico Nº 2: Proceso
de un proyecto
b) Etapas de la Evaluación
Ex–Ante de Proyectos (etapas del estado de preinversión)
Como se ha dicho, la selección de los mejores proyectos de inversión,
es decir, los de mayor conveniencia relativa (evaluación) y hacia los cuales
deben destinarse preferentemente los recursos disponibles, constituye un proceso
que sigue las siguientes etapas secuenciales:
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Gráfico
Nº 3: Etapas de Preinversión
Cada una de ellas busca reproducir el ciclo de vida del proyecto, de
manera que a medida que se avanza en las etapas, los estudios van tomando mayor
profundidad y se va reduciendo la incertidumbre, respecto a los costos y
beneficios netos esperados del mismo.
La secuencia por etapas tiene por justificación evitar los elevados
costos de los estudios y poder desechar en las primeras etapas los proyectos que
no son adecuados.
Cada etapa se presenta en la forma de un informe, cuyo objetivo fundamental es presentar los elementos que intervienen orientados claramente a la toma de decisiones de abandonar o proseguir la idea. En mayor detalle:
c) Etapa de Generación y análisis
de la idea de proyecto
Es crucial contar con un buen diagnóstico, de modo que la generación de
una idea de proyecto de inversión surja como consecuencia clara de necesidades
insatisfechas, de objetivos y/o políticas generales de la organización, de un
plan de desarrollo, etc.
Se debe establecer su magnitud, a quienes afecta y la confiabilidad de la
información utilizada. Así como también las alternativas disponibles.
Del análisis surgirá la especificación precisa del bien que se desea
construir o el servicio que se pretende dar. Y servirá para adoptar la decisión
de abandonar, postergar o profundizar la idea de proyecto.
d) Etapa de Estudio en el Nivel de
Perfil
Se estudian los antecedentes que permitan formar un juicio respecto de la
conveniencia y factibilidad técnico-económica
de llevar a cabo la idea de proyecto.
El énfasis está en identificar los beneficios y costos pertinentes
respecto de la situación base (situación actual optimizada), sin incurrir en
mayores costos en recursos financieros y humanos para medirlos y valorarlos,
debe incluir un análisis preliminar de los aspectos técnicos, estudios de
mercado y los de evaluación. Se utilizan estimaciones gruesas de los beneficios
y costos. Generalmente basadas en información existente, es decir, sin incurrir
en costos significativos por concepto de levantamiento de información.
Como conclusión de esta etapa, están las decisiones alternativas de
abandonar, postergar o profundizar el proyecto pasando a la etapa de
prefactibilidad.
e) Etapa de Estudio de
Prefactibilidad
Se examinan con mayor detalle las alternativas viables desde el punto de
vista técnico y económico que fueron determinadas en la etapa anterior, y se
descartan las menos atractivas.
El énfasis de esta etapa es medir los beneficios y costos identificados
en la etapa de perfil. Existe un esfuerzo de inversión en información para
disminuir la incertidumbre.
Es necesario estudiar con especial atención los aspectos de mercado, la
tecnología, el tamaño y la localización del proyecto, las condiciones
institucionales y legales relevantes para el proyecto.
El estudio de mercado es la base para estimar los ingresos, incluirá un
estudio de la oferta y demanda, así como de los precios de comercialización.
El análisis tecnológico incluye equipos, materias primas y procesos, que
permiten determinar los costos del proyecto. Sobre el tamaño y localización
del proyecto se debe considerar la identificación y localización de los
centros de consumo, de abastecimiento de insumos, canales de distribución,
competencia, proyecciones de crecimiento, así como el impacto en el medio
ambiente.
El análisis de los aspectos administrativos permite determinar algunas
componentes de costo fijo y la organización de los recursos humanos, físicos y
financieros. El análisis de los aspectos legales permite conocer las
restricciones de ese tipo que limitan al proyecto. Ejemplo: tributación (pago
de impuestos), permisos requeridos, contaminación ambiental, eliminación de
desechos.
Todo lo anterior permite tener una estimación de los montos de inversión,
costos de operación y de los ingresos que generaría el proyecto durante su
vida útil. Lo que se utiliza para la evaluación económica y para determinar
las alternativas más rentables. Conviene sensibilizar los resultados de la
evaluación a cambios en las variables más importantes.
Como resultado de la etapa se debe decidir realizar el proyecto o
postergar, abandonar o profundizar pasando a la etapa de factibilidad.
f) Etapa de Estudio de
Factibilidad
La factibilidad se enfoca a un análisis detallado y preciso de la
alternativa que se ha considerado más viable en la etapa anterior. El énfasis
está en medir y valorar en la forma más precisa posible sus beneficios y
costos.
Dada la cantidad de recursos destinados a esta etapa, sólo llegarán a
ella los proyectos para los que no hay duda de su rentabilidad positiva, es
decir, que se van a llevar a cabo. Por ello, toma más importancia los flujos
financieros y la programación de obras.
Una vez definido y caracterizado el proyecto, debe ser optimizado en tamaño,
localización, momento óptimo de la inversión, etc.
Se debe coordinar la organización, puesta en marcha y operación del
proyecto. Determinar el calendario de desembolsos para la inversión,
disponibilidad de equipos y sus plazos, anteproyecto de ingeniería, selección
y entrenamiento del personal de administración, operación y mantenimiento.
También las fuentes, condiciones y plazos de financiamiento.
Esta etapa es la conclusión del proceso de aproximaciones sucesivas en
la formulación y preparación de un proyecto y constituye la base de la decisión
respecto a su ejecución.
Las tipologías existentes responden a la necesidad de clasificación de
los distintos proyectos que se presentan al Sistema. Dada la gran variedad de
proyectos presentados, estas tipologías son generales.
Las tipologías relevantes para proyectos de informática son:
